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技巧心得:事业单位办公室主任谈秘书工作

秘书

  • 更新时间:2010-01-20 10:44
  • 来源:国信职业职称教育
  • 整理:王老师
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内容提要:
    最近,我们在盐城市对部分事业单位的秘书工作进行调研,请这些单位办公室主任座谈秘书工作。会上,大家兴致勃勃,畅所欲言。许多事情过去闻所未闻,很感新鲜,对我们改进工作、深化教学很有帮助。   一、事业单位秘书工作十分重要。一致反映:事业单的
最近,我们在盐城市对部分事业单位的秘书工作进行调研,请这些单位办公室主任座谈秘书工作。会上,大家兴致勃勃,畅所欲言。许多事情过去闻所未闻,很感新鲜,对我们改进工作、深化教学很有帮助。
  一、事业单位秘书工作十分重要。一致反映:事业单的秘书工作的重要性不比党政机关差,办公室在单位里处于重要的地位,除了发挥领导的参谋助手作用外,还要承担文稿撰写、文件处理、行政管理、机要保密、信息收集、公关接待、综合协调等方面的任务。很多单位还要求办公室行使本行业的知识宣传、树立形象的职能,这在党政机关是没有的。盐城市公路管理处办公室主任××说:“我们办公室每年编写公路宣传知识材料的任务就很重,并要将公路知识宣传到家喻户晓,不是一件易事。”盐城市中医院办公室主任胡××说:“我院有21个业务科室,我们要做好综合协调工作,要帮助他们修改文稿,实际是重写;院内外的各种形式宣传,打造医院的形象也是我们的事,真是太难太忙了。但领导交给我们的重要任务是对办公室的信任,不得不完成,还要做好。”不少事业单位只设立一个业务机构、一个办公室,办公室除专业技术不管外,人事、后勤、保卫、工资等样样要管,包罗万象。秘书人员反映,看起来我们权力很大,领导对我们既放手又放权,可我们忙“死”了,从未有过完整的休息日和节假日。所以,事业单位办公室的任务多、担子重,别的部门代替不了,在单位里起着极为重要、举足轻重的作用。一般说,办公室工作是单位一把手直接抓,或者常务副职抓。
  二、事业单位秘书工作的特点。事业单位秘书工作除具有秘书工作政治性、服务性、从属性等共同的特性外,还有其自身的特点。座谈会认为有四个特点:一是专业性。因为事业单位本身都有自己的行业,如医院的治疗疾病,农科院的农业科学实验,律师事务所、会计事务所、审计事务所等,这些行业的专业性很强,尤其是高科技时代,更需要引进和推广高新技术。而办公室必须介入为它们服务,就要了解和懂得本单位的专业和技术,否则服务就不能到位、不能适应。二是兼容性。事业单位特别是中小单位受人员编制限制,不可能多设职能部门,有些事务就并入办公室处理。因此,办公室还要处理秘书工作以外的事务,如人员招聘、考试、考核,专业技术人员评定职称和聘用,迎接突击性的行业检查,学校有每年的招生工作,等等。这些工作一般不设专职机构,统归办公室具体负责,使办公室兼容其他工作。三是直接性。所谓直接性,就是事业单位一般没有下属独立的单位,办公室直接面对员工,学校要接触师生,医院要接触医工和患者;不象党政机关分层次,省、市级下有地、市级,地、市级下有县、市(区),县、市(区)下有乡镇,办公室有事按级下达,不会直接同平民百姓打交道。直接办理事务、处理问题,难度较大,没有回旋的余地。四是繁琐性。事业单位秘书日常处理的事务,既繁杂又琐碎,而且都是具体又实实在在的,往往牵制很多精力,有的事情非常棘手,甚至反反复复地磨合。别人看来,成天忙忙碌碌,见不到成绩。大家体会到,事业单位的办公室主任和秘书人员,只有认识和掌握这些特点,才能卓有成效做好工作。
  三、事业单位秘书人才比较匮乏。目前,不少事业单位反映,缺乏理想的秘书人员。座谈中盐城市农科院办公室主任吴×说,我们办公室虽有7个人,至今没有专职写材料的秘书,想从农业科技人员中选,他们又不是学文的。盐城市公路管理处主任     也说,他们单位写文稿的秘书,是借用一个工人担任的。原因是,事业单位秘书人才比较难选,因为既要懂文,又要懂本单位的专业,两者缺一不行,难就难在这里。有些能干这行的人,怕搞行政丢了技术,不合算。中医院能干秘书的医生,宁愿搞临床,不肯做秘书,说今后晋升职称怎么办?盐城高职师范学校办公室的秘书工作,一直由教师兼着,说什么也不愿离开教育岗位,认为担任秘书职务,以后在职称、待遇上会吃亏。当然,也有想当秘书的人,条件又不够,既不能文又不能“武”,工作难胜任。他们之所以要当秘书,无非是想借助秘书职务这个阶梯,达到某种目的。因此,如何解决事业单位秘书(指写作)人才,确是一个问题。
  四、事业单位秘书工作应加重视。目前,有许多人还不了解事业单位的秘书工作,认为既不是党政机关,又不是大企业,能有多少秘书事务,往往不够重视。因此,在人员编制、招聘人才方面容易疏忽,甚至漏掉。这就要求劳动人事部门能注意事业单位的需求,帮助挑选合适的秘书人才。单位领导既要使用秘书,又要培养秘书,特别要留得住好的秘书人才。当地党政秘书部门、秘书学会也要经常关心事业单位的秘书工作,在业务上加强指导,或者举办一些培训,使他们不断提高,适应越来越高的工作要求
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